über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Verein Gegenwind Obergrombach-Helmsheim-Kraichgau e.V.

Präambel

Der Verein „Gegenwind Obergrombach-Helmsheim-Kraichgau e.V.“ erhebt und verarbeitet im Rahmen seiner Vereinstätigkeit personenbezogene Daten. Grundsätzlich sind die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) anzuwenden. Die für einen Verein als sogenannte nicht-öffentliche Stelle nach § 1 Abs. 2 Nr. 3 BDSG maßgeblichen Rechtsvorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes finden sich in den §§1 – 11, 27 – 38a, 43 und 44 BDSG.

Diese Erklärung fasst die wichtigsten Regelungen und deren Handhabung innerhalb des Vereins zusammen.

§ 1 – Speicherung von Daten

(1) Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein dessen Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummern (Festnetz, Mobilfunk, Fax), E-Mailadresse und Bankverbindung auf. Diese Informationen werden in den EDV-Systemen des Schatzmeisters, der für die Mitgliederverwaltung zuständig ist, gespeichert.

(2) Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

(3) Sonstige Informationen, insbesondere personenbezogene Daten über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich intern nur erhoben, verwendet und genutzt, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes dienlich sind (z. B. Adressen, Telefon- und Faxnummern von Lieferanten) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

§ 2 – Weitergabe der Daten an übergeordnete Verbände

(1) Eine Weitergabe personenbezogener Daten von Vereinsmitgliedern und Nichtmitgliedern an übergeordnete Verbände erfolgt nicht.

(2) Hiervon ausgenommen sind Mitglieder mit besonderen Aufgaben (zum Beispiel Vorstandsmitglieder). Hier können der Name, die vollständige Adresse, Telefonnummern, E-Mailadresse und Funkion im Verein weitergegeben werden sofern sie zur Kommunikation und Zusammenarbeit mit den übergeordneten Verbänden erforderlich und hilfreich sind.

§ 3 – Weitergabe von Mitgliederdaten an Vereinsmitglieder

(1) Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert.

(2) Es werden nur die Daten weitergegeben, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind. Im Allgemeinen sind dies Name, Anschrift und Emailadresse. Eine Weitergabe der Kontodaten erfolgt nicht.

(3) Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

§ 4 – Pressearbeit / Veröffentlichung im Internet

(1) Der Verein informiert die Tagespresse (BNN), das Amtsblatt der Stadt Bruchsal sowie weitere regionale Medien (insbesondere Bruchsaler Woche, der Kurier, Brettener Woche) über besondere Ereignisse und Veranstaltungen. Solche Informationen werden überdies auf der Internet-Seite des Vereins veröffentlicht.

(2) Dabei werden in der Regel außer dem Namen keine weiteren personenbezogenen Daten veröffentlicht. Eine Ausnahme hiervon bilden Mitglieder des Verein mit besonderen Funktionen (zum Beispiel Mitglieder des Vorstandes) soweit die Veröffentlichung zur Wahrnehmung der jeweiligen Aufgabe und insbesondere der Kontaktaufnahme notwendig ist.

(3) Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

§ 5 – Verpflichtung auf Verschwiegenheit (Datengeheimnis)

(1) Personenbezogene Daten dürfen ausschließlich im Rahmen der satzungsmäßigen Zwecke und Aufgaben sowie der berechtigten Interessen des Vereins erhoben, verarbeitet oder in sonstiger Art und Weise genutzt werden. Vor allem ist jede private Verwendung untersagt, wenn keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht.

(2) Daten, die nicht mehr benötigt werden oder deren Erhebung oder Speicherung sich als rechtswidrig erweist, sind unverzüglich und sicher zu löschen.

(3) Jeder Mitarbeiter des Vereins ist verpflichtet, durch geeignete und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen dafür zu sorgen, dass die Daten, die er im Rahmen seiner Vereinstätigkeit erhebt, verarbeitet oder nutzt, unbefugten Dritten weder auf den von ihm benutzten noch fremden Rechnern oder sonstigen DV-Systemen zugänglich sind, insbesondere auch nicht Familienangehörigen oder Besuchern. Dies gilt auch und gerade, soweit die Vereinstätigkeit in den eigenen häuslichen Räumlichkeiten durchgeführt wird.

§ 6 – Austritt eines Mitgliedes

(1) Beim Austritt eines Mitgliedes werden dessen Name, Adresse und Geburtsjahr mit einer Frist von drei Monaten aus der Mitgliederliste gelöscht.

(2) Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuerrechtlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.

§ 7 – Recht auf Einsichtnahme

(1) Auf Verlangen haben von dieser Richtlinie betroffene Personen das Recht, einen Auszug der über sie gespeicherten Daten, deren Verwendung innerhalb des Vereins und über eine mögliche Weitergabe an Dritte zu erhalten.

(2) Die Auskunft erteilt der im Verein für die Mitgliederverwaltung zuständige Schatzmeister.